In Zeiten des Fachkräftemangels ist eine reibungslose Integration neuer Mitarbeiter von zentraler Bedeutung. Ein strukturierter Onboarding-Prozess ermöglicht es, den neuen Kollegen einen voll funktionsfähigen Arbeitsplatz zu bieten – ein Zeichen der Wertschätzung –, während ein sauber organisiertes Offboarding nicht nur Sicherheitslücken schließt, sondern auch wirtschaftliche Vorteile bringt.
Die IT als strategischer Partner im Onboarding
Bereits beim Eintritt eines neuen Mitarbeiters sollte die IT frühzeitig eingebunden werden. Eine einwandfreie technische Ausstattung – von Hard- und Software über den WLAN-Zugang bis hin zur Aufnahme in relevante E-Mail-Verteiler – vermittelt einen professionellen ersten Eindruck und ermöglicht es dem neuen Teammitglied, sich sofort auf seine Aufgaben zu konzentrieren.
Die Personalabteilung als federführende Instanz
Das On- und Offboarding umfasst weit mehr als nur technische Aspekte. Neben der IT spielen organisatorische Aufgaben wie die Schlüsselübergabe, die Zuteilung von Fahrzeugen und weiterer Arbeitsmittel eine zentrale Rolle. Deshalb sollte die Personalabteilung den Prozess federführend übernehmen. Sie koordiniert alle erforderlichen Maßnahmen und dokumentiert in der Personalakte die gesamte Historie – von Zugriffsrechten über WLAN-Zugänge bis hin zur Mitgliedschaft in E-Mail-Verteilern. Diese lückenlose Dokumentation ermöglicht auch rückwirkende forensische Analysen und schafft Transparenz über die zeitliche Vergabe und den Entzug von Berechtigungen.
Offboarding und interne Zuständigkeitswechsel – Sicherheit und wirtschaftlicher Nutzen
Ein strukturiertes Offboarding verhindert nicht nur Sicherheitsrisiken, indem alle Benutzerkonten, WLAN-Zugänge und E-Mail-Verteiler umgehend deaktiviert werden, sondern hat auch einen wichtigen wirtschaftlichen Aspekt. Nur durch ein sauberes Offboarding können teure Lizenzen und andere Ressourcen wieder freigegeben werden, sodass diese an andere Mitarbeiter verteilt werden können – eine kosteneffiziente Alternative zu Neuanschaffungen.
Gleichzeitig sind auch interne Veränderungen ein zentraler Bestandteil einer sicheren IT-Strategie. Wenn Mitarbeitende im Unternehmen die Abteilung oder ihre Zuständigkeiten wechseln, müssen ihre Zugriffsrechte, E-Mail-Zuordnungen und Systemzugänge überprüft und angepasst werden.
Ein typisches Beispiel: Ein Auszubildender, der im Laufe seiner Ausbildung alle Abteilungen durchläuft. Wenn seine Berechtigungen nicht regelmäßig aktualisiert werden, verfügt er am Ende der Ausbildung möglicherweise über umfassende, nicht mehr benötigte Zugriffsrechte – ein erhebliches Sicherheitsrisiko.
Eine kontinuierliche Kommunikation zwischen Personalabteilung und IT ist deshalb essenziell, um Rollenänderungen zeitnah auch technisch korrekt umzusetzen.
Fazit
Die enge Zusammenarbeit zwischen IT und Personalabteilung bei On- und Offboarding-Prozessen schafft eine moderne und sichere Arbeitsumgebung. Ein reibungsloser Start, der die technische Ausstattung sicherstellt, kombiniert mit einem strukturierten Offboarding, bei dem auch wirtschaftliche Aspekte berücksichtigt werden, sichert den langfristigen Unternehmenserfolg. Ebenso wichtig ist die laufende Aktualisierung von Berechtigungen bei internen Wechseln – besonders in strukturierten Ausbildungs- oder Entwicklungsprogrammen.
Bei der Nordpark-IT haben wir über Jahre hinweg gut funktionierende Prozesse etabliert. Diese erlauben eine standardisierte Vorgehensweise mit geringer Fehleranfälligkeit und sind dennoch so individuell auf den Kunden abgestimmt, dass die Kommunikation mit der IT nahtlos in die bestehenden Routinen der Personalabteilung integriert werden kann.